Direção de Planeamento e Qualidade (DPQ)

Proteção de dados

O Instituto Superior Técnico, enquanto instituição de ensino superior de referência, assume o compromisso de garantir a máxima segurança, confidencialidade e integridade no tratamento dos dados pessoais de todos os membros da sua comunidade, abrangendo estudantes, docentes, investigadores, trabalhadores, bem como parceiros externos e visitantes.

No cumprimento do Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD) e da legislação aplicável, a presente página reúne num único local acessível todos os documentos orientadores, procedimentos e esclarecimentos necessários para garantir uma cultura institucional de conformidade e salvaguardar os direitos de toda a comunidade Técnico.

Para qualquer questão relacionada com a gestão de dados pessoais, o exercício dos direitos de acesso, retificação ou oposição, ou para o reporte de eventuais incidentes de segurança, a instituição disponibiliza canais de comunicação diretos. As dúvidas de âmbito jurídico e de conformidade legal devem ser endereçadas à Equipa de Privacidade do Técnico que, em colaboração com o Encarregado de Proteção de Dados (DPO) tratará de dar resposta dentro dos prazos legais: rgpd@tecnico.ulisboa.pt.

Conceitos básicos

Autoridade de Controlo: É uma entidade pública independente criada por um Estado-Membro da União Europeia para fiscalizar a aplicação do Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD).

Consentimento: Uma manifestação de vontade, livre, específica, informada e explícita, pela qual o titular dos dados aceita, mediante declaração ou ato positivo inequívoco, que os dados pessoais que lhe dizem respeito sejam objeto de tratamento.

Dados biométricos: São os dados pessoais resultantes de um tratamento técnico específico relativo às características físicas, fisiológicas ou comportamentais de uma pessoa singular que permitam ou confirmem a identificação única dessa pessoa singular, nomeadamente imagens faciais ou dados dactiloscópicos.

Dados genéticos: São os dados pessoais relativos às características genéticas, hereditárias ou adquiridas, de uma pessoa singular que deem informações únicas sobre a fisiologia ou a saúde dessa pessoa singular e que resulta designadamente de uma análise de uma amostra biológica proveniente da pessoa singular em causa.

Dados pessoais: Os dados pessoais são qualquer informação, de qualquer natureza e em qualquer suporte, relativa a uma pessoa singular identificada ou identificável (titular dos dados). É considerada identificável a pessoa singular que possa ser identificada direta ou indiretamente, designadamente, através de um nome, de um número de identificação, de um dado de localização, de um identificador eletrónico ou de outros elementos específicos da identidade física, fisiológica, genética, mental, económica, cultural ou social dessa pessoa singular.

Dados relativos à saúde: São os dados pessoais relacionados com a saúde física ou mental de uma pessoa singular, incluindo a prestação de serviços de saúde, que revelem informações sobre o seu estado de saúde.

Definição de perfis: Qualquer forma de tratamento automatizado de dados pessoais que consista em utilizar esses dados pessoais para avaliar certos aspetos pessoais de uma pessoa singular, nomeadamente para analisar ou prever aspetos relacionados com o seu desempenho profissional, a sua situação económica, saúde, preferências pessoais, interesses, fiabilidade, comportamento, localização ou deslocações.

Destinatário: Uma pessoa singular ou coletiva, a autoridade pública, agência ou outro organismo que recebem comunicações de dados pessoais, independentemente de se tratar ou não de um terceiro. Contudo, as autoridades públicas que possam receber dados pessoais no âmbito de inquéritos específicos nos termos do direito da União ou dos Estados-Membros não são consideradas destinatários; o tratamento desses dados por essas autoridades públicas deve cumprir as regras de proteção de dados aplicáveis em função das finalidades do tratamento.

Encarregado de Proteção de Dados: É a pessoa responsável por aconselhar e monitorizar o cumprimento do Regulamento Geral de Proteção de Dados (RGPD) numa organização.

Ficheiro: Qualquer conjunto estruturado de dados pessoais, acessível segundo critérios específicos, quer seja centralizado, descentralizado ou repartido de modo funcional ou geográfico.

Limitação do tratamento: Inserção de uma marca nos dados pessoais conservados com o objetivo de limitar o seu tratamento no futuro.

Pseudonimização: O tratamento de dados pessoais de forma que deixem de poder ser atribuídos a um titular de dados específico sem recorrer a informações suplementares, desde que essas informações suplementares sejam mantidas separadamente e sujeitas a medidas técnicas e organizativas para assegurar que os dados pessoais não possam ser atribuídos a uma pessoa singular identificada ou identificável.

Responsável pelo tratamento: A pessoa singular ou coletiva, a autoridade pública, a agência ou outro organismo que, individualmente ou em conjunto com outras, determina as finalidades e os meios de tratamento de dados pessoais; sempre que as finalidades e os meios desse tratamento sejam determinados pelo direito da União ou de um Estado-Membro, o responsável pelo tratamento ou os critérios específicos aplicáveis à sua nomeação podem ser previstos pelo direito da União ou de um Estado-Membro.

Subcontratante: Uma pessoa singular ou coletiva, a autoridade pública, agência ou outro organismo que trate os dados pessoais por conta do responsável pelo tratamento destes.

Terceiro: A pessoa singular ou coletiva, a autoridade pública, o serviço ou organismo que não seja o titular dos dados, o responsável pelo tratamento, o subcontratante e as pessoas que, sob a autoridade direta do responsável pelo tratamento ou do subcontratante, estão autorizadas a tratar os dados pessoais.

Titulares de dados pessoais: É titular de dados qualquer pessoa singular a quem os dados pessoais digam respeito. No contexto da atividade desenvolvida pelo Técnico, são titulares de dados: Os membros dos órgãos universitários, os docentes, trabalhadores, funcionários independentemente do seu vínculo contratual, e demais prestadores de serviços, os investigadores, elementos que colaborem direta ou indiretamente com o Técnico, bem como todas as pessoas singulares que remetam os seus dados ou autorizem o Técnico a utilizar os seus dados.

Tratamento de dados: Qualquer operação feita com dados pessoais, como a recolha, o registo, a organização, o armazenamento, a consulta ou a eliminação.

Violação de dados pessoais: Uma violação da segurança que provoque, de modo acidental ou ilícito, a destruição, a perda, a alteração, a divulgação ou o acesso não autorizados a dados pessoais transmitidos, conservados ou sujeitos a qualquer outro tipo de tratamento.

Príncipios no tratamento de dados

No âmbito do tratamento de dados pessoais, o Técnico observa os seguintes princípios fundamentais:

  • Princípio da lealdade, licitude e transparência: Os dados pessoais são objeto de um tratamento lícito, leal e transparente em relação ao titular dos dados.
  • Princípio da limitação das finalidades: Os dados pessoais são recolhidos para finalidades determinadas, explícitas e legítimas, não sendo tratados posteriormente de uma forma incompatível com essas finalidades.
  • Princípio da minimização dos dados: Os dados pessoais serão adequados, pertinentes e limitados ao que é necessário relativamente às finalidades para as quais são tratados.
  • Princípio da exatidão: Os dados pessoais serão exatos e atualizados sempre que necessário, sendo adotadas todas as medidas adequadas para que os dados inexatos, tendo em conta as finalidades para que são tratados, sejam apagados ou retificados sem demora.
  • Princípio da limitação da conservação: Os dados pessoais serão conservados de uma forma que permite a identificação dos titulares apenas durante o período necessário para as finalidades para as quais os dados são tratados;
  • Princípio da integridade e confidencialidade: Os dados pessoais serão tratados de uma forma que garanta a sua segurança, incluindo a proteção contra o seu tratamento não autorizado ou ilícito e contra a sua perda, destruição ou danificação acidental, sendo adotadas as medidas técnicas ou organizativas.

Finalidades

Considerando a diversidade das suas áreas de atuação, o Técnico trata dados pessoais para as seguintes finalidades:

  • Atividades desenvolvidas: Organização de eventos no âmbito dos seus princípios e estatutos, realização de seguros de eventos junto de entidades seguradoras, participação em eventos internacionais, cooperação com outras Escolas ou demais entidades homólogas.
  • Dados financeiros: Para pagamento de renumeração dos seus colaboradores e aquisição de serviços; gestão de pagamentos; receção e tratamento de propostas apresentadas em procedimentos aquisitivos; execução de contratos estabelecidos com fornecedores.
  • Procedimentos contratuais: Elaboração de contratos, instruindo e praticando os inerentes procedimentos técnico. Receção e tratamento de pedidos de suporte informático; Desenvolvimento de novas soluções informáticas para a comunidade académica;
  • Recursos Humanos: Gestão de recursos humanos (assiduidade e gestão de horários); processamento salarial; avaliação de desempenho; promoção da segurança, higiene e saúde no trabalho; atribuição de benefícios sociais aos trabalhadores;

Categorias especiais de dados

O Técnico trata dados pessoais de diferente natureza e sensibilidade, bem como de finalidade associada ao tratamento desses dados, como sejam, a título exemplificativo:

  • Atividade profissional: horário, local de trabalho, data de admissão, cargo, categoria profissional e duração da experiência na categoria, nível salarial, tipologia do vínculo contratual e certificado(s) de qualificação profissional;
  • Categorias especiais de dados pessoais: grau de incapacidade do funcionário e/ou de qualquer membro do seu agregado familiar, possível incapacidade temporária como resultado de acidentes de trabalho ou doenças profissionais e baixas por doença.
  • Dados pessoais de identificação;
  • Informações financeiras: remuneração, remunerações suplementares, variáveis ou montantes fixos, subsídios, férias, assiduidade, licenças, ou outras informações relacionadas com remunerações suplementares, montante ou taxas de contribuições obrigatórias ou facultativas, métodos de pagamento, nome do banco e número da conta bancária (IBAN), declaração de compatibilidade de funções (quando aplicável);
  • Situação familiar: estado civil, nome do cônjuge, filhos ou pessoas dependentes e/ou qualquer outra informação necessária para determinar os complementos salariais;

Direitos dos titulares de dados

O Técnico assegura aos titulares dos dados o exercício dos respetivos direitos, nos termos da legislação aplicável no âmbito da proteção de dados pessoais, nomeadamente:

  • Direito de acesso: o titular tem o direito de obter a confirmação de que os dados pessoais que lhe dizem respeito são ou não objeto de tratamento e, sendo o caso, o direito de aceder aos seus dados pessoais;
  • Direito de retificação:  o titular tem o direito de solicitar, a qualquer momento, a retificação dos seus dados pessoais e, bem assim, o direito a que os seus dados pessoais incompletos sejam completados, incluindo por meio de uma declaração adicional;
  • Direito ao apagamento:  o titular tem o direito de obter, o apagamento dos seus dados quando se aplique um dos seguintes motivos: 1) Se contestar a exatidão dos dados pessoais, durante um período que permita verificar a sua exatidão; 2) Se o tratamento for ilícito e o titular se opuser ao apagamento dos dados, solicitando em contrapartida, a limitação da sua utilização; 3) Se já não precisar dos dados do titular para fins de tratamento, mas esses dados sejam requeridos pelo titular para efeitos de declaração, exercício ou defesa de um direito num processo judicial. Nos termos legais aplicáveis, o Técnico não tem a obrigação de apagar os dados do titular na medida em que o tratamento se revele necessário ao cumprimento de uma obrigação legal a que esteja sujeita ou para efeitos de declaração, exercício ou defesa de um direito em processo judicial;
  • Direito de portabilidade: o titular tem o direito de receber os dados pessoais que lhe digam respeito, num formato estruturado, de uso corrente e de leitura automática, e o direito de transmitir esses dados a outro responsável pelo tratamento, se: 1) O tratamento se basear no consentimento ou num contrato de que o titular é parte; 2) O tratamento for realizado por meios automatizados;
  • Direito à limitação:  o titular tem o direito de obter a limitação do tratamento dos seus dados se se aplicar uma das seguintes situações: 1) Se contestar a exatidão dos dados pessoais, durante um período que permita verificar a sua exatidão; 2) Se o tratamento for ilícito e o titular se opuser ao apagamento dos dados, solicitando, em contrapartida, a limitação da sua utilização: 3) Se já não precisar dos dados do titular para fins de tratamento, mas esses dados sejam requeridos pelo titular para efeitos de declaração, exercício ou defesa de um direito num processo judicial;
  • Direito de portabilidade:  o titular tem o direito de receber os dados pessoais que lhe digam respeito, num formato estruturado, de uso corrente e de leitura automática, e o direito de transmitir esses dados a outro responsável pelo tratamento, se: 1) o tratamento se basear no consentimento ou num contrato de que o titular é parte;  2) o tratamento for realizado por meios automatizados;
  • Direito de oposição:  o titular tem o direito de se opor a qualquer momento, por motivos relacionados com a sua situação particular, ao tratamento dos dados pessoais que lhe digam respeito que assente no exercício de interesses legítimos prosseguidos ou quando o tratamento for efetuado para fins que não sejam aqueles para os quais os dados pessoais foram recolhidos.

Contactos

O Técnico assegura aos titulares dos dados o exercício dos respetivos direitos, nos termos da legislação aplicável no âmbito da proteção de dados pessoais, nomeadamente:

O exercício dos direitos pelo titular pode ser exercidos pelo titular mediante contacto com o Técnico, o qual dará resposta por escrito (incluindo por meios eletrónicos) ao pedido do titular no prazo máximo de um mês a contar da receção do pedido, salvo em casos de especial complexidade e elevado número de pedidos, em que esse prazo pode ser prorrogado até dois meses, através dos seguintes meios:

  • Correio ou presencial, no seguinte endereço:
    Instituto Superior Técnico
    Rovisco Pais, 1
    1649-004 Lisboa
  • Através de e-mail: rgpd@tecnico.ulisboa.pt.

O titular dos dados pode reclamar diretamente à Autoridade Nacional de Controlo de Dados Pessoais, a CNPD, utilizando os contactos disponibilizados por esta entidade para o efeito (em www.cnpd.pt).

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